Заказ обратного звонка

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Сделать заказ

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Российский разработчик современных архивных технологий
8 812 32-77-999
Санкт-Петербург
8 495 645-79-09
Москва
Обратный звонок
Сделать заказ

Ответственное хранение документов

Все организации должны обеспечивать сохранность документов, накапливаемых в результате их рабочего процесса. Данная обязанность по хранению документов в нашей стране регулируется:
  • 1) Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • 2) Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • 3) Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
  • 4) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Стандартный набор документов организации можно подразделить по следующим местам нахождения и создания:
  • - финансово-бухгалтерский;
  • - кадровый;
  • - управленческий.

Основная масса документов приходится на финансово- бухгалтерский отдел. 80% документов представляет собой, так называемая первичная документация. Сроки хранения данной документации не превышает 5 лет (накладные, товарно-транспортные, счета- фактуры, банковские, кассовые документы, авансовые отчеты и т.д.).

Но также данный отдел аккумулирует документы долгосрочного и постоянного срока хранения. В частности можно упомянуть:
  • - лицевые счета или расчетные ведомости срок хранения 75 лет;
  • - реестры сведений о доходах физических лиц срок хранения 75 лет;
  • - бухгалтерская отчетность срок хранения постоянно;
  • - отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности срок хранения постоянно;
  • - книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН срок хранения постоянно;
  • - отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию срок хранения постоянно и т. д.

Кадровый отдел зачастую содержит не большой объем документов, но в этом отделе формируется основная часть документов долгосрочного срока хранения по личному составу:
  • - приказы по личному составу срок хранения 75 лет;
  • - трудовые договора и гражданско–правовые договора срок хранения 75 лет;
  • - личные карточки форма Т-2 уволенных срок хранения 75 лет;
  • - личные дела срок хранения 75 лет ит.д.

Управленческий отдел зачастую располагает документами как долгосрочного, так и временного срока хранения. Основными документами временного срока хранения административно- хозяйственные приказы и переписка срок хранения, которых 5 лет.
Что касается документов постоянного срока хранения, то в основном мы сталкиваемся с приказами по основной деятельности, распоряжения и постановления руководителя организации.
При выделении документов с истекшими сроками хранения необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и четко определять виды документов и вопросы их содержания.

Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель компании или индивидуальный предприниматель (402-ФЗ). За нарушение правил хранения предусмотрены административные санкции.

По мере накопления бумажной массы организации сталкиваются с двумя задачами: первая это организация архивных площадей, вторая – текущая работа с этим валом документов.

В соответствии с тенденциями оптимизации расходов, эффективность использования площадей является важнейшей составляющей при организации архива. Использование помещения для хранения документов является постоянной издержкой, не приносящей прибыли. Задача освобождения площадей, с целью их эксплуатации с высокой финансовой эффективностью, - является одной из приоритетных задач организации.

Вопрос содержания архива возникает также по причине увеличения стоимости затрат на персонал, а именно повышение их квалификации и увеличении трудоемкости работ (систематизация, выделение документов с истекшими сроками хранения, формирование дел в соответствии с ГОСТ) при постоянном нарастании бумажной массы.

Как показывает практика элементарные подсчеты стоимости хранения накопленных документов удивляют руководителей организаций, а затраты несомненно возникающие при содержании и оснащении архивов окончательно ставят задачу принятия более эффективного решения данных вопросов.

Эффективное решение, предлагаемое нашей компанией - депозитарное хранение документов на наших площадях. Привычное принятие неизбежности постоянных издержек содержания архива уступит перед цифрами отображающих значительную экономию средств. Все вопросы, касающиеся систематизации, обеспечения сохранности, исполнения справочно - информационных запросов, своевременного конфиденциального уничтожения документов с истекшими сроками хранения, и наконец размещение архива на наших площадях мы возьмем на себя.