Заказ обратного звонка

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Сделать заказ

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Российский разработчик современных архивных технологий
8 812 32-77-999
Санкт-Петербург
8 495 645-79-09
Москва
Обратный звонок
Сделать заказ

С чего начинается архив. Пошаговая инструкция

Создание архива – непростая задача. Выбрать переплет, материалы, которые будут использованы при консервации и картонировании фондов, решить вопрос с оцифровкой и систематизацией. Объём работы зашкаливает и ставит в тупик. С чего же начать? В этой статье мы разберем задачу на этапы, подробно расскажем о каждом и упростим рабочие хлопоты современного архивиста.

sd

1. Переплет документов

Начнем с переплета документов. Если рассматривать классический подход, то происходит это так: под каждое архивное дело вручную производится папка конкретной толщины. Переплетчик выкраивает корешок и нарезает составные части. Затем составляющие собираются в единое целое, блок листов прошивается и вклеивается в готовую папку. Эти манипуляции занимают несколько часов, их приходится совершать каждый раз, когда мы готовим дело.

Компания «Ваш Архив» разработала и выпустила универсальные переплетные папки, которые позволяют автоматизировать процесс, значительно сэкономить время и средства. Материалы, которые мы используем при производстве папок, соответствуют всем нормативным требованиям к консервации документов.

Для переплета документов мы разработали TEXUS. В течение 7 лет специалисты компании «Ваш Архив» вели исследовательскую, проектную и конструкторскую работу, результатом которой стала российская разработка переплетного оборудования, которая не имеет аналогов на рынке. 

TEXUS – это автоматизированный переплетный станок для прошивки документов на нить. Накопленный нами опыт в работе с архивными документами позволил создать удобный и простой аппарат для переплета документации.

Узнать подробную информацию об оборудовании TEXUS вы можете здесь.

2. Хранение архивных фондов

В любой организации ведется огромное множество бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Сегодня на рынке много предложений по картонированию архивов. Но, к сожалению, многие организации пренебрегают требованиями к условиям хранения или стараются решить этот вопрос подручными средствами, повышая маржинальность. Чаще всего стремление сэкономить выливается в то, что архивный документ хранится, например, в коробке из-под бумаги.

Компания «Ваш Архив» предлагает два вида коробов для хранения архивных документов. Ламинированные модули прекрасно подойдут для хранения документов временного срока хранения (приказы по административно-хозяйственной деятельности, первичные учетные документы, договоры с юридическими лицами, документы по госзакупкам и др.) и документов по личному составу. Основные преимущества фирменных коробов – это универсальная конструкция (они могут быть использованы как вертикально, так и горизонтально) и антистатическое покрытие, которое не допускает скопления пыли на поверхности.

Второй вариант – это классический архивный короб для документов постоянных сроков хранения. Конструкция позволяет поставлять такие короба в разобранном виде, что ощутимо экономит средства на доставку. Подробно ознакомиться с продукцией для хранения можно здесь.

3. Оцифровка

Несмотря на переполненность рынка предложениями иностранных игроков, качественная техника для оцифровки чаще всего очень дорогостояща и не отвечает на запрос простоты в использовании – работа с крупными архивами соответствующий подход. Логично было бы предположить, что, в этом случае отечественный производитель выведет в «масс-маркет» более удобную и доступную для эксплуатации технику. Но и здесь вам придется хорошенько напрячь поисковых роботов – российские компании в большинстве своем предлагают потребителю только услуги оцифровки, собственного оборудования у них, как правило, нет, но встречаются и исключения.

Продукция российского бренда «Ваш Архив» - один из таких примеров. Фирменные визуализаторы - это достаточно простое, удобное и бюджетное решения для бесконтактной оцифровки документов. Флагманская линейка ViAr – композиция современных технологий и простоты в использовании. Сканеры станут отличным решением для самостоятельной оцифровки объемных архивных фондов.

Модельный ряд продукции ViAr:

1) ViAr – 80T – простое решение для поточного сканирования книг и сшитых документов. Самый быстрый и производительный визуализатор архива в модельном ряду компании. Скорость сканирования сшитых документов здесь достигает 80 листов в минуту. Основное преимущество данной модели - потоковое сканирование большого объема сшитых документов. ViAr - 80Т отлично подходит для работы в библиотечных, архивных, исторических фондах.

2) ViAr 40S - бесконтактный умный сканер. Оцифровка прошитых документов на модели 40S с последующим автовыравниванием изгибов листа не ограничена толщиной документа, а для фиксации сканируемого документа руками здесь предусмотрена функция «удаления пальцев». ViAr 40S широко применяется как при работе с архивными документами. Данная модель легко переводит в электронный вид старые и новые книги, журналы, техническую документацию, альбомы и другие документы россыпью.

3) ViAr-500A - бесконтактный книжный сканер. Самое простое, удобное и доступное решение для бесконтактной оцифровки документов.ViAr-500А подходит как для работы с россыпью, так и с прошитыми документами. Оцифровка прошитых документов здесь доступна толщиной до 1,5 см (около 100 листов).

Модель успешно применяется во многих сферах, как на стадии приема документов, так и при оцифровке уже сформированных фондов. Если вам необходимо оперативно оцифровать данные – ViAr-500A станет лучшим решением данной задачи.


Узнать подробную информацию о продукции компании и вариантах приобретения Вы можете по телефону +7 (812) 327-79-99 или на сайте нашей компании.